Smlouva o Spolupráci

Fakulta stavební, České vysoké učení technické v Praze,
zřízené v souladu s ustanovení § 111/1998 Sb. zákona o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů dle právního řádu České republiky
se sídlem
Thákurova 7/2077, 166 29 Praha 6
IČO: 6840 7700, DIČ: 68407700
zastoupená: Ing. Miroslav Vlasák, tajemníkem fakulty
zastoupená ve věcech technických: XXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXX
bankovní účet: XXXXXXXXXXXXXXX

(dale jen „Objednatel“)

a 

Auletris, s.r.o.
se sídlem Praha 6, Tomanova 2302/12a, PSČ 169 00
IČO 24744182
zapsaná v obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze v oddílu C, vložce 170696
zastoupená: Ing. Martin Haloun, jednatelem společnosti
zastoupená ve věcech technických XXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXX
(dále jen „Zhotovitel“)

(Objednatel a Zhotovitel společně též označováni jako „Smluvní strany“ nebo jednotlivě „Smluvní strana“) 

uzavřeli níže uvedeného dne, měsíce a roku v souladu s ustanovením § 1746 odst. 2 zákona číslo 89/2012 Sb., občanský zákoník v platném znění, tuto smlouvu o spolupráci (dále jen „Smlouva”):

1.	předmět smlouvy
1.1.	Předmětem Smlouvy jsou služby při přípravě a organizaci konference SDSS 2019 (dále jen “Konference”) v průběhu 1. 8. 2018 až 13. 9. 2019. Samotná konference se bude konat na Fakultě stavební Českého vysokého učení technického v Praze v termínu 11.9-13.9.2019.
1.2.	Zhotovitel poskytne Objednateli následující služby (dále jen “Plnění”), za které má nárok na odměnu od Objednatele podle ustanovení této smlouvy. V rámci poskytování Plnění se Zhotovitel zavazuje k poskytnutí následujících služeb:
1.2.1.	příprava rozpočtu Konference, jeho zpracování a modifikace v případě potřeby;
1.2.2.	zprostředkování pronájmu nebytových prostor, v nichž se bude Konference konat a zajišťovat, resp. poskytovat s pronájmem spojené služby (konferenční prostory na Fakultě stavební ČVUT, případně prostory pro společenské aktivity – na základě výzvy Objednatele, atd.);
1.2.3.	zajistit pronájem technického vybavení nebytových prostor, včetně jeho obsluhy;
1.2.4.	poskytnout gastronomické služby účastníkům Konference v průběhu jejího konání – dopolední a odpolední svačiny (coffee breaks), obědy, uvítací raut, slavnostní banquet, apod.;
1.2.5.	příprava a administrace internetových stránek Konference umožňující registraci na Konferenci společně s informacemi pro účastníky (např. mapy, program, ubytování, emailový a telefonní kontakt pro dotazy účastníků; internetová stránka by měla být aktualizována na základě požadavku ze strany Objednatele nejpozději následující pracovní den, nové informace přesahující rozsahem 400 slov by měly být aktualizovány nejpozději do 5 pracovních dnů);
1.2.6.	emailová a telefonní podpora pro účastníky poskytovaná nejpozději do dalšího pracovního dne;
1.2.7.	zajištění a distribuce jmenovkových štítků a jmenovek pro účastníky, informačních brožur, map, program Konference, knihy abstraktů a dalších dokumentů;
1.2.8.	zprostředkování hotelových a ubytovacích služeb pro účastníky;
1.2.9.	zajištění a distribuce tašek a dalších materiálů (tužek a bloků) pro účastníky Konference;
1.2.10.	tisk programu Konference (vč. knihy abstraktů), příprava sborníku Konference, značení v místě Konference (banner u vstupu, roll-up, značení uvnitř);
1.2.11.	zajištění nezbytného pomocného a organizačního personálu při konání Konference (hostesky, technici, personál pro transport desek pro postery apod.);
1.2.12.	zprostředkovat doplňkové turistické služby a exkurze pro účastníky Konference a jejich doprovod (na základě požadavku ze strany Objednatele);
1.2.13.	zajistit další služby na základě požadavku ze strany Objednatele;
1.2.14.	zajistit doprovodné služby: dekorace, bezpečnostní služby, poštovní služby, převlékací místnosti, společenský program;
1.2.15.	předání konferenčních prostor po skončení Konference.
1.3.	Zhotovitel nezodpovídá za (ovšem poskytne potřebnou součinnost pro přípravu): 
1.3.1.	vědecký program Konference a jeho změny;
1.3.2.	komunikaci s mluvčími (keynote speakers) a moderátory Konference;
1.3.3.	indexaci sborníku konference v databázi SCOPUS.
1.4.	Zhotovitel je oprávněn poskytnout Plnění uvedené v čl. 1.2 této Smlouvy samostatně nebo prostřednictvím svých subdodavatelů. Souhlas Objednatele s využitím služeb subdodavatelů není nutný. 
1.5.	Zhotovitel je v rozsahu svých kapacit připraven poskytnout Objednateli rovněž další služby neuvedené v čl. 1.2 této Smlouvy, a to na základě samostatné žádosti Objednatele (dále jen “Další služby”). Smluvní strany se zavazují uzavřít dodatek k této Smlouvě v případě, že Objednatel bude požadovat provedení Dalších služeb. Pokud nedojde ke shodě o odměně Zhotovitele za Další služby, je Objednatel povinen zaplatit Zhotoviteli obvyklou výši odměny s ohledem na tyto služby a jejich náklady.
1.6.	Objednatel se tímto výslovně zavazuje neodebírat Plnění uvedené v čl. 1.2 této Smlouvy od jiné osoby než od Zhotovitele. Objednatel může odebírat Plnění uvedené v č. 1.2 této Smlouvy od jiné osoby než od Zhotovitele pouze v případě, že Zhotovitel poskytne Objednateli písemný souhlas s odebíráním vybraných služeb od jiné osoby.
1.7.	Objednatel se zavazuje poskytovat Zhotoviteli včas a bez zbytečného odkladu písemně veškeré informace nezbytné pro řádné Plnění této smlouvy ze strany Zhotovitele, a to zejména:
1.7.1.	seznam osob zodpovědných za program (program chairs) a seznam moderátorů Konference;
1.7.2.	profesionální program Konference, ne později než 1. srpna 2019; změny, které se vyskytnou po tomto termínu, nebudou vytištěné v programu Konference;
1.7.3.	předpokládaný počet účastníků pro různé aktivity Konference, nejpozději 15 srpna 2019.

2.	odměna a platební podmínky
2.1.	Zhotovitel sestavil předběžný rozpočet, který je Přílohou č. 1 této Smlouvy (dále jen “Rozpočet”).
2.2.	Rozpočet bude aktualizován a odsouhlasen Smluvními stranami na základě podrobných informací ohledně počtu účastníků Konference a jejich požadavků a na základě detailních požadavků ze strany Objednatele.
2.3.	Registrační poplatky individuálních účastníků a právnických osob za účast na Konferenci, příjmy od sponzorů a z výstavy budou vypláceny na bankovní účet Objednatele.
2.4.	Další příjmy, které nejsou součástí Rozpočtu (ubytování, společenský program pro doprovázející osoby), bude Zhotovitel nabízet účastníkům přímo, nezávisle na této Smlouvě.
2.5.	V případě, že Rozpočet bude ztrátový, je Zhotovitel povinen nabídnout řešení vedoucí k vyrovnanému Rozpočtu a podniknout taková opatření, aby ke ztrátě nedošlo. Pokud bude záporný Rozpočet i tak nevyhnutelný, Zhotovitel se zavazuje uhradit ztrátu podle Rozpočtu (nebo aktualizovaného Rozpočtu).
2.6.	Objednatel se zavazuje zaplatit Zhotoviteli cenu vč. DPH ve výši nákladů uvedených v Rozpočtu (nebo aktualizovaném Rozpočtu) v následujících lhůtách:
2.6.1.	20 % z celkových nákladů na základě Rozpočtů do 1. června 2019,
2.6.2.	60% z celkových nákladů do 1. července 2019,
2.6.3.	zbývající část z celkových nákladů společně s poplatkem Zhotovitele podle čl. 2.9 této Smlouvy.
Dnem splatnosti bude čtrnáctý den od doručení řádné faktury Objednateli. 
2.7.	Zhotovitel má nárok na finanční odměnu za přípravu a organizaci Konference (dále jen „Poplatek zhotovitele“) ve výši 15 % z nákladů Konference.
2.8.	Finanční přebytek Konference náleží zcela Objednateli.
2.9.	Finančním přebytkem se rozumí rozdíl mezi příjmy Konference a náklady Konference spolu s Poplatkem zhotovitele.
2.10.	Dnem splatnosti pro Poplatek Zhotovitele bude čtrnáctý den ode dne, kdy bude závěrečná faktura doručena Objednateli. Závěrečná faktura nemůže být vystavena dříve než v den konečného vyúčtování.
2.11.	Konečné vyúčtování bude provedeno Zhotovitelem ne později než dva měsíce po skončení Konference.
3.	Další podmínky 
3.1.	Obě Smluvní strany souhlasí, že se budou navzájem informovat bez zbytečného odkladu nejvhodnějším způsobem o všech podstatných informacích a o informacích, které mohou mít skutečný vliv na tuto Smlouvu.
3.2.	Veškeré změny a dodatky k této Smlouvě jsou právně závazné pouze tehdy, pokud jsou stvrzeny podpisem obou Smluvních stran a stanou se tak číslovanými dodatky této Smlouvy.
3.3.	Podle ustanovení Občanského zákoníku je Objednatel vznést námitku neúplného plnění nebo plnění nedostatečné kvality oprávněn prostřednictvím určeného zástupce Objednatele vždy v písemné formě bez zbytečného odkladu, avšak ne později než 30 dnů po skončení Konference. Dodavatel má povinnost zabývat se touto námitkou a v případě oprávněnosti námitky musí, pokud je to možné, podniknout veškerá nutná opatření k nápravě bez zbytečného odkladu anebo poskytnout patřičnou slevu. Zhotovitel má zároveň povinnost informovat Objednatele o svém stanovisku k této námitce a o opatřeních, která budou provedena.
3.4.	Tato smlouva je právně závazná na základě podpisu obou Smluvních stran až do toho dne, kdy dojde k řádnému ukončení Smlouvy.

3.5.	Tato Smlouva může být ukončena výlučně: 
3.5.1.	řádným splněním veškerých závazků obou Smluvních stran, nebo
3.5.2.	vzájemnou písemnou dohodou podepsanou oběma Smluvními stranami, nebo
3.5.3.	zrušením v písemné podobě, nebo
3.5.4.	odstoupením od Smlouvy.
3.6.	Zhotovitel není oprávněn zrušit tuto Smlouvu. Objednatel je oprávněn zrušit tuto Smlouvu kdykoli dle svého rozhodnutí, avšak v takovém případě je Objednatel povinen uhradit veškeré výdaje, které již Zhotovitel vynaložil, stejně jako kompenzační poplatek ve výši 50 000,- Kč. Smlouva zaniká dnem, kdy je dopis o zrušení doručen Zhotoviteli v písemné podobě.
3.7.	Obě Smluvní strany jsou oprávněné odstoupit od této Smlouvy v případě vážného nebo opakovaného porušení podmínek této Smlouvy (a/nebo v případě porušení jiné povinnosti určené zákonem) druhou Smluvní stranou. Pokud není domluveno jinak, odstoupení vchází v platnost v den doručení dopisu o odstoupení druhé Smluvní straně.
3.8.	Smluvní strany nenesou odpovědnost, pokud nemohou dostát svým právům a závazkům vyplývajícím z této Smlouvy v případě, že překážkou ve vykonání práv a povinností je vyšší moc. Vyšší mocí se rozumí např. přírodní katastrofa, občanské nepokoje, stávky a válka. V takovém případě je Smluvní strana dovolávající se vyšší moci povinna informovat druhou Smluvní stranu písemnou formou bez zbytečného odkladu. V případě odvolání se na vyšší moc nejsou uplatněny žádné lhůty. Smluvní strana dovolávající se vyšší moci je povinna na požádání existenci vyšší moci prokázat.
3.9.	Zhotovitel se zavazuje, že veškerá díla, která vzniknou jako přímý výstup Konference nebo na základě požadavku Objednatele budou použita výhradně pro účely a v souladu s touto Smlouvou. Po skončení Konference, veškerá oprávnění a licence k těmto dílům budou převedena na Objednatele.
3.10.	Obě Smluvní strany se zavazují nepřenášet povinnosti a práva pocházející z této Smlouvy na třetí strany bez písemného souhlasu druhé Smluvní strany. Porušení této povinnosti bude považováno za vážné porušení této Smlouvy se všemi právními důsledky.
3.11.	Smluvní strany souhlasí s uveřejněním této smlouvy v registru smluv podle zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv, které zajistí Objednatel; pokud některá ze smluvních stran považuje některé informace uvedené ve smlouvě za osobní údaj či za obchodní tajemství, či údaje, které je možné neuveřejnit podle zákona, musí takové informace výslovně takto označit v průběhu kontraktačního procesu.

4.	Zpracování osobních údajů
4.1.	Na základě této Smlouvy dochází k předání osobních údajů mezi Objednatelem a Zhotovitelem. Po dobu trvání této Smlouvy Objednatel zůstává správcem osobních údajů a Zhotovitel je zpracovatelem těchto údajů. Objednatel určuje účel zpracování osobních údajů a Zhotovitel pro Objednatele zpracovává předané osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy. 
4.2.	Mezi Objednatelem (správcem) a Zhotovitelem (zpracovatelem) dojde k předání osobních údajů v těchto kategoriích: jméno, příjmení, emailová adresa, adresa. Předání osobních údajů bude na fyzickém zařízení USB při podpisu této smlouvy. Doba zpracování osobních údajů Zhotovitelem bude od počátku trvání této smlouvy až 2 roky po skončení Konference. Zhotovitel se zavazuje, že bude zpracovávat osobní údaje pouze v takové podobě, v jaké je od Objednatele dostal, pouze za účelem, za kterým mu byly svěřeny, a pouze po nezbytnou dobu.
4.3.	Zhotovitel (zpracovatel) se zavazuje přijmout veškerá nutná opatření potřebná k bezpečnému zpracování údajů. Přístup k osobním údajům bude omezený pouze na osoby, které jsou určené k jejich zpracování. Objednatel tímto souhlasí s tím, že Zhotovitel může osobní data předat třetím stranám poskytujícím služby pro zpracování dat. Zejména jsou to společnosti poskytující virtuální uložiště (cloud) a dále společnosti poskytující mailingové a databázové služby. Pro využití služeb třetích stran pro zpracování osobních údajů není třeba další samostatný souhlas ze strany Objednatele.
4.4.	Při předčasném ukončení spolupráce mezi Smluvními stranami dle čl. 3.5.2, 3.5.3, 3.5.4 se Zpracovatel zavazuje předat veškeré získané osobní údaje zpět Objednateli. Zpracovatel si může uchovat pouze ty osobní údaje, k jejichž zpracování získal souhlas přímo od majitelů těchto údajů a pro něž se tak stává správcem těchto údajů dle platných předpisů. 
4.5.	Zhotovitel se zavazuje na přání Objednatele všechna či vybraná osobní data vymazat ze svých databází a databází třetích stran, kam je Zhotovitel umístil. Zhotovitel se zavazuje zachovávat mlčenlivost a nesdělovat osobní údaje neoprávněným zaměstnancům a třetím stranám.
5.	závěrečná ustanovení
5.1.	Je-li nebo stane-li se kterékoli ustanovení této Smlouvy v jakémkoli směru nezákonným, neplatným či nevykonatelným, zákonnost a vykonatelnost zbývajících ustanovení této Smlouvy tím nebude dotčena ani oslabena, pokud z povahy této Smlouvy nebo z jejího obsahu anebo z okolností, za nichž byla uzavřena, nevyplývá, že takové neplatné ustanovení nelze oddělit od jejího ostatního obsahu.
5.2.	Tato Smlouva je vyhotovena ve dvou vyhotoveních v českém jazyce, z nichž každá ze Smluvních stran obdrží jedno vyhotovení Smlouvy.
5.3.	Smluvní strany tímto prohlašují, že si tuto Smlouvu řádně a pečlivě přečetly, plně porozuměly jejímu obsahu, Smlouvu uzavírají v dobré víře jako akt své svobodné vůle, na důkaz čehož připojují své podpisy.
Přílohy
1.	Rozpočet Konference

V Praze dne _________________

____________________________________
Fakulta stavební, České vysoké učení technické v Praze
Objednatel		V Praze dne  _________________

____________________________________
Auletris, s.r.o.
Zhotovitel