SMLOUVA O POSKYTNUTÍ HOTELOVÝCH SLUŽEB č. 649283482
(dále jen „smlouva“)

OREA HOTELS s.r.o.
Se sídlem: Na Pankráci 1062/58
140 00  Praha 4
IČ: 27176657   
DIČ: CZ27176657                                                     
Společnost zapsaná v OR vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 159834

Provozovna:
OREA Resort Panorama Moravský kras
Adresa: Češkovice 168, 678 01, Blansko                                              
Zastoupená: XXX

Bankovní spojení: Raiffeisenbank, a.s., BIC kód (SWIFT): RZBCCZPP
číslo účtu - viz níže

CZK platba:
7385801002/5500
IBAN: CZ2655000000007385801002

Kontaktní osoba: XXX

(dále také jen „hotel”)

Vysoké učení technické v Brně
Fakulta strojního inženýrství
Se sídlem: Technická 2896/2, 616 69 Brno
IČ: 00216305
DIČ: CZ00216305
Zastoupená: Ing. Petrem Tesařem – tajemníkem FSI VUT

Kontaktní osoba: XXX

(dále také jen „klient”)

	

I.
PŘEDMĚT SMLOUVY A SPECIFIKACE HOTELOVÝCH SLUŽEB

1.	Hotel se zavazuje poskytnout klientovi v souvislosti s konáním jeho akce níže uvedené hotelové služby dle podmínek sjednaných v této smlouvě a klient se zavazuje zaplatit hotelu řádně a včas sjednanou cenu hotelových služeb, jakož i splnit další závazky dle ujednání této smlouvy. 

2.	Specifikace služeb – viz níže

A/ Ubytování – samoplátci

Platba za ubytování není zahrnuta v zálohových platbách. Ubytování bude hrazeno individuálně hosty na místě v hotelu. 

3.	Výše uvedené ceny jsou sjednány za příslušný pokoj hotelu a noc a platí pro příslušný termín a pouze pro výše uvedenou akci klienta v hotelu. Ceny zahrnují také snídani formou bufetu a využití Wi-Fi hotelu. Ceny jsou sjednány včetně 12% DPH, není-li v této smlouvě výslovně uvedeno jinak. Parkování zdarma na nehlídaném hotelovém parkovišti.

4.	Cena za ubytování nezahrnuje místní poplatek (poplatek z pobytu) dle platné legislativy pro rok 2026 jehož výše byla stanovena na 20 Kč / dospělá osoba / noc.

5.	Příplatek za doprovodnou osobu na pokoji, která není objednaná anebo hrazena objednavatelem/klientem, je 360, - Kč na noc/osoba bez poplatku z pobytu. Jedná se o soukromé osoby v rámci doprovodu, kteří nejsou účastníky programu, např. rodinní příslušníci účastníků akce, samoplátci.

6.	Ubytování individuálními účastníky je placeno za místě. Za případná pozdní storna nebo nedojezdy ručí v plné výši klient. V případě pozdního storna pokoje nebo nedostavení se hosta k ubytování budou vzniklé storno poplatky účtovány přímo klientovi na základě faktury vystavené hotelem se splatností 14 dnů. Za neobsazený pokoj uhradí smluvní cenu stanovenou pro obsazenost pokoje 1 osobou klient.  

7.	Rooming list (tj. seznam osob) musí být klientem zaslán hotelu nejpozději do 17.6.2026. Po tomto termínu nemusí být rezervace hotelem akceptovány a budou posuzovány dle obsazenosti hotelu a cen pokojů, které budou v požadovaném termínu k dispozici. Dokladem o akceptaci změněné rezervace ze strany hotelu je vždy písemné potvrzení hotelu v této věci. Rooming list musí u každé osoby obsahovat minimálně následující informace: jméno, příjmení, státní příslušnost, datum příjezdu a odjezdu.

8.	Zvláštní ujednání: Hotel se zavazuje exkluzivně poskytnout hotelové prostory klientovi v termínu 24.6.2026 od 15:00 do 26.6.2026 do 11:00. V časech mimo tyto intervaly (+/- 30 minut) je klient srozuměn s tím, že se v hotelu mohou pohybovat ostatní hoteloví hosté mimo skupinu.

B/ Konferenční služby 

Čas využití konferenčního prostoru bude upřesněn na základě dohody s eventovým manažerem hotelu. 
TECHNICKÉ VYBAVENÍ: V ceně pronájmu je zahrnuto využití dataprojektoru, plátna, mikrofonu, základního ozvučení a flipchartu.

C/ Stravování 

Detaily stravování budou upřesněny na základě dohody mezi klientem a hotelem. Cena oběda a večeře nezahrnuje nápoje. Nápoje budou účtovány podle skutečné konzumace.

II.
PLATEBNÍ PODMÍNKY, ZÁLOHY

1.	V souvislosti s konáním akce poskytne klient hotelu níže uvedené zálohy, které se klient zavazuje poukázat hotelu bankovním převodem na bankovní účet hotelu na základě hotelem klientovi zaslaných (zálohových) faktur: 

Splatnost záloh / doplatku	Výše záloh / doplatku v Kč 	
100% ze stravování a pronájmu – splatnost po skončení akce na základě finálního vyúčtování se splatností 14 dní	352 620 Kč	
CELKEM PLATBA NA FAKTURU	352 620 Kč	
CELKEM PLATBA NA MÍSTĚ	255 000 Kč	

2.	Smluvní strany sjednávají následující úhrady hotelových služeb:

Hotelová služba	Hradí klient	Hradí individuálně účastníci akce	
Ubytování		x	
Poplatek z pobytu		x	
Konferenční služby	x		
Stravování (F&B)	x		
Extra wellness služby		x	
Parkování 	v ceně pobytu 	v ceně pobytu 	
Ostatní služby		x	
x = údaj o tom, který subjekt hradí příslušnou hotelovou službu
 
3.	Hotelové služby, které budou dle požadavku klienta hrazeny individuálně účastníky akce, musí být hotelu uhrazeny na místě (v hotelu), a to hotově nebo debetní/kreditní kartou nejpozději ke dni ukončení pobytu (čerpání hotelových služeb) ze strany příslušného účastníka akce. Budou-li účastníci akce požadovat tížit své vedlejší čerpané hotelové služby (využití telefonů, minibarů, a/nebo jiných hotelových služeb) na svůj hotelový pokoj, jsou povinni tuto informaci při svém příjezdu (check-in) nahlásit recepci hotelu a poskytnout hotelu svou debetní/kreditní kartu pro provedení předběžné bezpečnostní autorizace. Klient je povinen informovat účastníky akce prokazatelnou formou o výše uvedené úhradě hotelových služeb. Neuhradí-li hotelu účastník akce řádně a včas hotelové služby dle ujednání výše, zavazuje se k úhradě příslušné částky za hotelové služby - pohledávky hotelu za příslušným účastníkem akce (klientem) v takovém případě klient.

4.	Budou-li hotelové služby (včetně záloh/-y) klientem hotelu hrazeny prostřednictvím bezhotovostního zahraničního platebního styku, tj. z bankovního účtu klienta mimo území ČR, hradí veškeré poplatky související s realizací příslušné platby v plném rozsahu klient.

5.	Po provedení celkového vyúčtování hotelových služeb, tj. po realizaci akce, vystaví hotel klientovi konečný daňový doklad, v němž současně zohlední od klienta zaplacené zálohy. Klient je povinen potvrdit správnou fakturační adresu a případné specifické požadavky k finálnímu vyúčtování před konáním akce s Event manažerem. Po vystavení konečného daňového dokladu nelze jakkoliv do vyúčtování zasahovat. Dnem zdanitelného plnění je den, kdy byla klientovi poskytnuta poslední hotelová služba. Konečný daňový doklad je splatný ve lhůtě 14 ti dnů ode dne vystavení. Lhůta splatnosti je dodržena, je-li vyúčtovaná částka uvedená na faktuře připsána nejpozději v poslední den lhůty splatnosti na bankovní účet hotelu uvedený v záhlaví této smlouvy, resp. na příslušné faktuře hotelu.

6.	Pro případ prodlení s úhradou jakékoliv částky dle této smlouvy je sjednán úrok z prodlení ve výši 0,1 % z dlužné částky za každý i započatý den prodlení.

7.	Při nedodržení výše uvedených ujednání (zejména při neuhrazení některé ze sjednaných záloh) není hotel povinen sjednané hotelové služby klientovi (účastníkům akce) poskytnout a je oprávněn od této smlouvy v důsledku jejího podstatného porušení ze strany klienta písemně odstoupit a po klientovi taktéž požadovat mj. náhradu tím způsobené škody. Odstoupení nabývá účinnosti dnem doručení oznámení o odstoupení od smlouvy klientovi.

III. 
ZRUŠENÍ REZERVACE HOTELOVÝCH SLUŽEB, REDUKCE POČTU POKOJŮ

1.	Klient je oprávněn jednostranně zrušit (stornovat) sjednané hotelové služby dle této smlouvy, a to buď jako celek, nebo částečně, za níže uvedených podmínek. Storno musí být učiněno oprávněnou osobou klienta, písemně a doručeno hotelu na adresu uvedenou v záhlaví této smlouvy nebo datovou schránkou.

2.	V případech níže sjednaných se klient současně zavazuje zaplatit hotelu při stornování sjednaných hotelových služeb, na základě faktury vystavené hotelem se splatností 14 dnů, finanční částky (dále jen “storno poplatek”):

Termín zrušení rezervace akce 	Storno poplatek v Kč 	
Mezi oboustranným podpisem smlouvy a 15.12.2025	Bez storno poplatku.	
Mezi 16.12.2025 a 15.2.2026	10 % z celkové ceny všech hotelových služeb dle smlouvy*)	
Mezi 16.2.2026 a 15.4.2026	40 % z celkové ceny všech hotelových služeb dle smlouvy*)	
Mezi 16.4. 2026 a 24.5.2026	60 % z celkové ceny všech hotelových služeb dle smlouvy*)	
Mezi 25.5.2026 a dnem příjezdu akce  	90 % z celkové ceny všech hotelových služeb dle smlouvy*)	
*)  Není-li klient plátcem DPH, pak z celkové ceny hotelových služeb s DPH; je-li klient plátcem DPH, pak z celkové ceny hotelových služeb bez DPH.

3.	Klient není oprávněn snížit počet objednaných pokojů bez storno poplatků vzhledem k poskytnuté exkluzivitě hotelu dle článku 1. odst 8. této smlouvy. V případě zrušení pokojů budou tyto neobsazené pokoje účtovány jako jednolůžkové.

4.	Nedojezdy (tzv. no shows) – ceny za pokoje, které budou hotelem pro klienta (účastníky akce) dle této smlouvy rezerovány a do nichž se účastníci akce neubytují v rámci procesu check-in na recepci hotelu do 24:00 den příjezdu, dle ujednání této smlouvy, budou hotelem fakturovány klientovi v celkové výši a délce touto smlouvou příslušného objednaného pobytu, s čímž klient souhlasí a tuto částku se zavazuje hotelu dle vystavené faktury se splatností 14 dnů řádně a včas uhradit. 

5.	Událost „vyšší mocí“, kterou nemůže ovlivnit žádná ze smluvních stran, a v důsledku které se akce nebude moci konat vůbec nebo jen s nepřiměřenými obtížemi, zprošťuje smluvní strany jakýchkoliv povinností z této smlouvy s výjimkou refundace odůvodněných nákladů hotelu za dodávky potravin či surovin, které již hotel nemůže zrušit, a které rychle podléhají zkáze resp. nemohou být využity pro jinou akci. Hotel je povinen klientovi doložit tyto náklady (např. fakturami od dodavatelů).
     Za vyšší moc je považováno následující: 
•	přírodní katastrofy (např. povodně, zemětřesení, požáry),
•	válka, občanské nepokoje, teroristické útoky, 
•	epidemie, pandemie, karanténní opatření,
•	státní zásahy, zákazy nebo omezení konání hromadných akcí

IV.
ZVLÁŠTNÍ UJEDNÁNÍ

1.	Není-li v této smlouvě výslovně sjednáno jinak, jakýkoliv požadavek klienta na hotel ohledně změny rozsahu hotelových služeb po podpisu této smlouvy, zejména pak změna rezervace pokojů v termínu před nebo po akci, navýšení počtu pokojů v průběhu akce apod., bude hotelem posuzován ad hoc s ohledem na celkovou obsazenost hotelu. Dokladem o akceptaci změněné rezervace ze strany hotelu je vždy písemné potvrzení hotelu v této věci, nebude-li v této věci k této smlouvě sjednán písemný dodatek.

2.	Po podpisu této smlouvy bude klientovi hotelem přidělen Event Manažer, který bude klientovi k dispozici při koordinaci a komunikaci záležitostí dle této smlouvy, a to zpravidla až do odjezdu účastníků akce a finálního, zejména finančního vypořádání akce dle této smlouvy.

3.	Klient se zavazuje upřesnit hotelu výběr menu pro zajištění stravování účastníkům akce dle této smlouvy nejpozději jeden týden před konáním akce; neprovede-li klient v této lhůtě upřesnění menu, je hotel oprávněn zvolit menu dle svého uvážení s přihlédnutím k charakteru akce. 

4.	V den sjednaného příjezdu do hotelu je klientovi (účastníkům akce) hotelem umožněno ubytování od 15:00 hod. (check-in). V den odjezdu je (jsou) klient (účastníci akce) povinen (povinni) uvolnit pokoj nejpozději do 11:00 hod. (check-out).  

5.	Změna v počtu účastníků akce může být klientem provedena nejpozději 3 kalendářní dny před termínem konání akce. Bude-li takto nahlášený počet účastníků akce překročen o více než 10 %, není hotel povinen dodržet objednané menu stravování. Hotel si vyhrazuje právo změnit a/nebo upravit prostory objednané klientem dle této smlouvy, a to v souvislosti se změnou počtu účastníků akce o více než 10 %.

6.	Předpokládané náklady na akci jsou uvedeny v této smlouvě. V případě, že reálné náklady spojené s akcí klesnou pod 90 % původních ke dni podpisu této smlouvy předpokládaných nákladů na akci, je hotel oprávněn požadovat po klientovi kompenzaci odpovídající příslušnému rozdílu až do 90 % původně sjednaných (předpokládaných) nákladů na akci a klient povinen takovou kompenzaci hotelu na základě hotelem vystavené faktury řádně uhradit.  

7.	S ohledem na odpovědnost provozovatele gastronomického zařízení mohou být v hotelu konzumovány pouze pokrmy a/nebo nápoje, které jsou připraveny a/nebo prodávány přímo 
v hotelu. Nápoje a/nebo pokrmy na akci budou hotelem připraveny výhradně pro klienta a jeho akci v hotelu; z tohoto důvodu nesmí být vynášeny z prostor hotelu. Konzumace jiných nápojů, lihovin, nebo pokrmů, jakož i vnášení těchto nápojů, lihovin a/nebo pokrmů do prostor hotelu podléhá předchozímu písemnému schválení hotelu; v takovém případě je hotel oprávněn účtovat klientovi v dohodnuté výši, vycházející zejména z množství a druhu příslušných potravin (nápojů), tzv. korkovné. 
  
8.	Klient je oprávněn požadovat po hotelu zajištění (zprostředkování) hudebního nebo jiného uměleckého programu; bude-li takový program zajištěn (zprostředkován) hotelem, sjednají smluvní strany bezodkladně požadavky a/nebo podmínky jeho realizace, včetně výše odměny pro realizátora tohoto programu (účinkující) i hotel. Bude-li po předchozí dohodě s hotelem výše uvedený program zajištěn přímo klientem, nebo jím určenou osobou, odpovídá klient v plném rozsahu za to, že bude program probíhat dle pokynů hotelu a v souladu s platnými právními předpisy a/nebo normami, včetně předpisů z oblasti autorského práva.      

9.	Klient je povinen požádat hotel o předchozí souhlas k instalaci propagačních materiálů a předmětů. Za jakoukoliv škodu vzniklou v souvislosti s instalací a prezentací propagačních materiálů i předmětů, jakož i a za dodržení bezpečnostních a protipožárních předpisů odpovídá klient. Bude-li instalaci zajišťovat hotel, budou klientovi účtovány náklady instalace a demontáže samotné.

10.	Klient se zavazuje informovat účastníky akce o tom, aby si ve svém zájmu, zejména pak z důvodu předcházení škod na jejich majetku, v prostorách konání akce bez patřičného dohledu (např. o přestávkách apod.) neponechávali své věci (zejména pak své doklady, hotovost, cennosti, mobilní či jiná zpravidla technická zařízení apod.); za tyto škody hotel nenese odpovědnost. Požádá-li o to ubytovaný účastník akce, hotel od něj převezme do úschovy peněžní prostředky, klenoty nebo jiné cennosti, ledaže to jsou věci nebezpečné nebo hodnotou či rozsahem pro hotel neúměrné.

11.	Klient se zavazuje uhradit hotelu bezodkladně veškeré škody, které způsobí účastníci akce 
(či jejich doprovod) v prostorách hotelu (vybavení, zařízení apod.), nebo v hotelovém areálu, nejpozději však do 5-ti dnů ode dne ukončení akce.

12.	Pro dovoz materiálů a/nebo informačních podkladů klienta (dále jen „zboží“) ze zahraničí platí následující podmínky. Klient je povinen informovat hotel o dodání a rozsahu zboží předem 
a vyžádat si předchozí souhlas hotelu. Klient též zodpovídá za zajištění doručení zboží do hotelu, vrácení dováženého zboží z hotelu a splnění všech dalších podmínek souvisejících se zbožím dle platných právních předpisů. Klient je zodpovědný rovněž za proclení zboží před dodáním do hotelu a je povinen zabezpečit odpovídající pojištění zboží. V případě těžkého nákladu klient zajistí vyložení a naložení zboží. Hotel není zodpovědný za poškození či ztrátu dováženého zboží.

13.	Klient bere na vědomí, že další práva a povinnosti související s poskytováním hotelových služeb jsou upraveny v ubytovacím řádu hotelu a dalších provozních řádech či instrukcích hotelu, zveřejněných v příslušných hotelových prostorách (např. provozní řády prostor wellness, pravidla BOZP a PO apod.) a tyto se zavazuje řádně dodržovat. Hotel tímto klienta výslovně upozorňuje na to, že je ve vnitřních prostorách hotelu (včetně prostor ubytovacích) zakázáno kouření tabákových nebo jiných návykových látek (omamných, psychotropních apod.) s tím, že pro případ porušení tohoto zákazu je hotel oprávněn požadovat po klientovi a klient v takovém případě povinen uhradit hotelu částku 2.000,- Kč za každý zjištění případ takového porušení. 

V.
ZÁVĚREČNÁ UJEDNÁNÍ

1.	Tato smlouva nabývá platnosti a účinnosti dnem podpisu oběma smluvními stranami. Smlouva je uzavírána na dobu určitou - do sjednaného termínu ukončení akce, resp. řádného a úplného vypořádání práv dle této smlouvy, zejména pak finančních a odpovědnostních nároků. Tuto smlouvu lze ukončit pouze písemně - dohodou smluvních stran, nebo odstoupením od smlouvy z důvodů uvedených v této smlouvě, nebo v platných obecně závazných právních předpisech. 

2.	Není-li v této smlouvě výslovně uvedeno jinak, řídí se práva a povinnosti smluvních stran právním řádem České republiky a v jeho rámci zejména příslušnými ustanoveními zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, v platném znění (zejm. § 2326 a násl). Hotel vylučuje přijetí nabídky smlouvy (její změny) s dodatkem nebo odchylkou.

3.	Není-li v této smlouvě výslovně uvedeno jinak (viz zejména čl. IV. odst. 1 této smlouvy), tato smlouva může být měněna a doplňována pouze písemně - formou uzavření vzestupně číslovaných dodatků k této smlouvě. 
4.	Hotel je oprávněn formou písemného oznámení, doručeného klientovi, navýšit ceny hotelových služeb uvedené v této smlouvě, pokud dojde po podpisu této smlouvy dojde ke zvýšení sazby DPH na poskytované hotelové služby, ke zvýšení místních poplatků, které se váží k poskytování hotelových služeb uvedených ve smlouvě, zavedení nových daní či poplatků, které je hotel povinen z titulu poskytnutí hotelových služeb odvést, nebo k navýšení (vstupních) nákladů na poskytování služeb, které jsou předmětem smlouvy o více než 15% (např. zvýšení dodavatelských cen potravinářského zboží – surovin apod.); takové navýšení bude vždy odpovídat maximálně příslušnému zvýšenému zatížení.

5.	Informace o ceně hotelových služeb a o platebních a/nebo fakturačních ujednáních uvedených a/nebo vyplývajících z této smlouvy jsou důvěrné a hotelem považovány za předmět obchodního tajemství dle ust. § 504 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, v platném znění. Klient tyto informace nesmí sdělit jiné osobě či jakkoliv zpřístupnit bez předchozího písemného souhlasu hotelu. Smluvní strany však souhlasí s uveřejněním znění této smlouvy v plném rozsahu v registru smluv podle zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv, v platném znění. Uveřejnění smlouvy prostřednictvím registru smluv zajistí klient.

6.	Uhradí-li hotelu klient jakoukoliv finanční částku (zálohu) dle této smlouvy a vznikne-li hotelu následně vůči klientovi v důsledku zrušení (neposkytnutí) služeb nárok na uhrazení storno poplatku/ů dle ujednání této smlouvy, je hotel oprávněn provést započtení těchto částek (pohledávek). 

7.	Hotel plní veškeré povinnosti vyplývající z právních předpisů týkajících se ochrany osobních údajů, přičemž v souvislosti s GDPR byla přijata i interní směrnice zohledňující legislativní změny v této oblasti a bylo zřízeno interaktivní webové rozhraní pro uplatňování práv subjektů údajů (http://kontakt.cimex.cz/).

8.	Hotel a klient prohlašují, že ve vztahu ke zpracování osobních údajů účastníků akce se oba prohlašují za správce osobních údajů. Hotel zpracovává osobní údaje účastníků akce v rozsahu a za účelem, které jsou nezbytné pro plnění smlouvy a zákonných požadavků dle příslušných právních předpisů. Hotel plní veškeré povinnosti vyplývající z právních předpisů týkajících se ochrany osobních údajů; podrobnější informace jsou dostupné na https://www.orea.cz/page/ochrana-soukromi

9.	Tato smlouva je pořizována ve dvou originálních vyhotoveních, po jednom pro každou smluvní stranu. 

10.	V případě, že tato smlouva nebude klientem podepsána a hotelu s podpisem klienta doručena nejpozději do 12.12.2025 hotel si vyhrazuje právo na případné jednostranné změny cen hotelových služeb uvedených v této smlouvě.

11.	Níže podepsané osoby prohlašují a svými podpisy výslovně potvrzují, že jsou oprávněny ke sjednání a podpisu této smlouvy a že s jejím obsahem i podmínkami v ní uvedenými souhlasí.

______________________________		___________________________
Místo a datum					Místo a datum 

______________________________		___________________________
za hotel:					za klienta:

XXX					   	Ing. Petr Tesař
XXX						Tajemník                                                                 OREA HOTELS s.r.o. 	                                  Vysoké učení technické v Brně
						Fakulta strojního inženýrství